Cách đóng gói hồ sơ an toàn, khoa học khi chuyển văn phòng

Bất cứ một công ty hay doanh nghiệp đều cần lưu trữ một lượng lớn hồ sơ, giấy tờ quan trọng liên quan đến việc kinh doanh. Nên khi chuyển văn phòng, việc đóng gói hồ sơ, tài liệu sẽ trở thành một vấn đề khá mệt mỏi và đau đầu. Vì không làm đúng cách sẽ dẫn đến nhầm lẫn hay mất mát và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của công ty. Nếu mọi người đang có nhu cầu chuyển văn phòng nhưng chưa biết cách đóng gói thế nào cho khoa học, hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!

Đóng gói hồ sơ như thế nào là an toàn và khoa học?

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Phân loại hồ sơ

Trong một công ty sẽ có rất nhiều hồ sơ giấy tờ liên quan như: các bản hợp đồng quan trọng, tài liệu, chứng từ, thông tin khách hàng, đối tác và cả thông tin cá nhân của nhân viên… Thế nên, việc làm đầu tiên là phải phân loại theo từng nhóm khác nhau, tiếp đến là phân loại theo tính chất quan trọng và sự cần thiết của chúng. Tuyệt đối không nên dồn hết tất cả các loại giấy tời này vào nhau, vì sẽ rất khó khăn khi tìm kiếm, sắp xếp lại ở văn phòng mới.

Những hồ sơ quan trọng, thường xuyên sử dụng và liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty thì nên sắp xếp vào thùng riêng và ghi chú gõ ràng, cụ thể. Việc làm này giúp tránh tình trạng thất lạc trong quá trình vận chuyển. Tài liệu chung của công ty, tài liệu quan trọng liên quan đến khách hàng, đối tác, các hợp đồng phải phân loại riêng và ghi chú lại. Đối với những hồ sơ đã lưu trữ lâu năm và ít quan trọng, ít khi dùng nên sắp xếp vào một thùng khác. Việc làm này sẽ giúp các bạn có thể kiểm soát được mọi thứ trong quá trình vận chuyển và kiểm kê, tránh mất mát hay bỏ sót lại. Các bạn có thể tham khảo thêm bài viết

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Đóng gói hồ sơ

Sau khi đã tiến hành phân loại hồ sơ, tài liệu và những giấy tờ liên quan các sẽ tiến hành đóng gói. Công đoạn này phải được thực hiện một cách cẩn thận và tỉ mỉ vì nó mang tính chất quan trọng. Chúng ta nên dùng túi ni lông bao bọc bên ngoài để tránh bị thấm nước. Sau đó chọn thùng carton phù hợp với kích thước của hồ sơ, tài liệu rồi cho vào thùng dùng băng keo dán kín lại.

Lưu ý: Không nên dùng những thùng carton quá nhỏ để đóng gói vì chúng có thể làm nhàu nát các giấy tờ bên trong khi chuyền văn phòng đến chỗ mới. Nhưng cũng không được chọn những thùng quá lớn vì sẽ không đảm bảo an toàn trong quá trình di chuyển và có thể xảy ra đổ vỡ.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Đánh dấu hồ sơ

Khi đã hoàn thành xong công đoạn đóng gói, bước cuối cùng sẽ là đánh dấu các thùng đựng hồ sơ. Bạn sẽ chuẩn bị sẵn bút dạ, băng dính, giấy trắng để đánh dấu và dán vào mặt ngoài của thùng. Nên ghi chú cần thận tên, hồ sơ nào quan trọng, hồ sơ nào cần thiết, hồ sơ nào ít dùng đến hay tài liệu theo từng phòng ban. Việc ghi chú giúp bạn kiểm soát chính xác số lượng thùng chuyển đi cũng như vị trí chính xác khi cần tìm đến. Và khi chuyển đến văn phòng mới, chúng ta có thể dễ dàng sắp xếp, tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức.

Một lưu ý là, nếu bạn sử dụng thì những hồ sơ, tài liệu, hợp đồng quan trọng liên quan đến việc làm ăn của công ty hãy tự sắp xếp vào thùng riêng và tự vận chuyển chúng. Như thế chúng ta có thể kiểm soát và hoàn toàn yên tâm không bị nhầm lẫn hay thất thoát giấy tờ quan trọng.

Nếu công ty bạn đang có kế hoạch chuyển văn phòng nhưng không có thời gian tự làm thì có thể liên hệ ngay với chúng tôi theo đường dây nóng 0939.176.176 hoặc (08) 38 38 22 38. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển nhà và chuyển văn phòng trọn gói, Saigon Express – Taxi tải Sài Gòn sẽ mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất, hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.