Chuyển văn phòng nhanh và hiệu quả - Bí kíp từ A đến Z

Bạn đang đau đầu về kế hoạch sắp tới của công ty, nhưng chưa biết làm thế nào? Thay vì ngồi một chỗ phàn nàn và kêu ca, hãy tìm hiểu những thông tin liên quan đến quy trình chuyển văn phòng sao cho tối ưu và hiệu quả nhất. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển văn phòng trọn gói, Saigon Express xin tổng hợp một số kinh nghiệm hay để bạn đọc tham khảo.  

Đối với những văn phòng lớn và có nhiều vật dụng sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức khi chuyển đến chỗ làm mới.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Lên kế hoạch

Lên kế hoạch là công đoạn đầu tiên và có vai trò quan trọng quyết định đến toàn bộ quá trình chuyển văn phòng của bạn. Khi bạn lập một kế hoạch chi tiết và khoa học sẽ giúp công việc  được diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. Chuẩn bị một số giấy tờ, bút viết để liệt kê danh sách tất cả những công việc cần làm, các vật dụng cần chuyển đi. Những vật dụng quan trọng hoặc dễ thất lạc thì nên cho vào hộp đựng và ghi chú rõ ràng. Việc làm này giúp bạn biết được vị trí chính xác của mọi đồ đạc mà không phải mất thời gian tìm kiếm.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng –  Chuẩn bị dụng cụ đóng gói

Chuẩn bị thật nhiều thùng carton, thùng xốp, giấy báo, vải mềm… để đóng gói và bao bọc các vật dụng dễ vỡ. Số lượng nhiều hay ít, kích thước lớn hay nhỏ sẽ tùy thuộc vào khối lượng đồ đạc trong công ty bạn. Ngoài ra, chuẩn bị thêm băng keo bản to để cố định các nắp thùng, hộp… tránh tình trạng các vật dụng bên trong bị rơi ra ngoài trong quá trình chuyển văn phòng đến chỗ làm mới.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Sắp xếp và đóng gói đồ đạc

Trước hết hãy huy động nhân viên công ty cùng sắp xếp, phân loại và đóng gói dần những đồ dùng không cần sử dụng trong giai đoạn hiện tại. Những vật dụng cá nhân trên bàn làm việc của ai thì người đó tự sắp xếp, đóng gói và ghi chú cẩn thận. Đồ dùng chung trong công ty sẽ được đóng gói lại theo từng bộ phận. Không nên để quá nhiều đồ trong một thùng vì sẽ gặp khó khăn trong quá trình vận chuyển và có thể gây ra đổ vỡ ngoài ý muốn.

Đóng gói đồ đạc theo từng bộ phận, từng phòng ban để dễ dàng sắp xếp khi đến chỗ làm mới.

Hai lưu ý quan trọng trong việc sắp xếp và đóng gói đồ đạc là những vật hay đi với nhau phải để chung một thùng để tiện tìm kiếm sau này, ghi chú cẩn thận bên ngoài thùng tên của những loại vật dụng để bên trong và đặc biệt là những món đồ dễ vỡ.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Cẩn trọng với đồ dùng, giấy tờ có giá trị

Đối với những đồ dùng có giá trị hay các trang thiết bị máy móc quan trọng cần được tháo lắp cẩn thận. Nếu bạn thấy khó khăn trong vấn đề này có thể nhờ đến sự giúp đỡ của những người chuyên môn và giàu kinh nghiệm, để tránh tình trạng hư hỏng trong quá trình chuyển văn phòng. Riêng về phần giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty sẽ do những người có trách nhiệm liên quan sắp xếp vào thùng. Vì người đó sẽ biết rõ những tài liệu nào quan trọng, tài liệu liên quan với nhau để sắp xếp một cách hợp lý vào thùng riêng và chuyển đi.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Thanh lý đồ đạc cũ

Để giảm bớt gánh nặng trong việc đóng gói và vận chuyển, nhiều công ty thường thanh lý bớt những vật dụng không còn dùng đến. Việc làm này vừa giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và tăng thêm một ít tiền cho công ty.

Thanh lý những vật dụng không còn dùng đến để giảm bớt công sức, thời gian, chi phí vận chuyển.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng – Dọn dẹp lại văn phòng cũ

Sau khi đã đóng gói tất cả những đồ dùng vào thùng, các bạn nên dọn dẹp lại văn phòng cũ cho sạch sẽ, gọn gàng trước khi chuyển sang văn phòng mới. Phân công nhân viên tại các phòng ban làm vệ sinh trong phòng, hành lang, ban công… Lau chùi sạch sẽ và bỏ rác đúng nơi quy định.

Nếu có sự chuẩn bị tâm lý và áp dụng nhanh một số lưu ý trên của chúng tôi thì áp lực chuyển văn phòng không còn là nỗi ám ảnh của các bạn nữa. Nhưng nếu bạn vẫn chưa có được kế hoạch chuyển văn phòng hiệu quả hoặc không có thời gian thì có thể liên hệ ngay với chúng tôi theo đường dây nóng 0939.176.176 hoặc (08) 38 38 22 38. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực và chuyển văn phòng trọn gói, Saigon Express – Taxi tải Sài Gòn sẽ mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất, hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.