Hướng dẫn các bước làm thủ tục chuyển văn phòng công ty

Chuyển văn phòng không chỉ đơn thuần là tìm địa điểm mới rồi dọn đồ đạc, máy móc qua là xong. Song song với đó bạn cần hoàn thành một số thủ tục pháp lý, có như vậy mới đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty tuân thủ đúng quy định pháp luật của Nhà nước.

Thủ tục chuyển văn phòng công ty gồm những bước nào và cần những hồ sơ gì? sẽ hướng dẫn bạn cụ thể trong bài viết sau.

CÁC BƯỚC LÀM THỦ TỤC CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY

Bước 1. Nộp hồ sơ khai báo đến cơ quan thuế

Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, đầu tiên cần tiến hành khai báo với cơ quan thuế hiện đang quản lý doanh nghiệp của bạn.

Về hồ sơ, thông tư 80/2012/TT-BTC quy định hồ sơ chủ yếu gồm Tờ khai theo mẫu 08-ĐK-TCT, điền đầy thủ thông tin về việc thay đổi địa chỉ. Nhưng thông thường các Chi cục thuế thường yêu cầu doanh nghiệp nộp 3 bộ hồ sơ gồm đầy đủ như sau:

• Biên bản họp  về việc chuyển trụ sở

• Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty

• Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh

• Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-ĐK-TCT

• Bản sao giấy đăng kí kinh doanh hiện tại của công ty

• Bản báo cáo về việc sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế

• Tùy cơ quan có thể yêu cầu giấy giới thiệu cho người đi nộp

Bước 2. Nhận kết quả từ cơ quan thuế

• Khoảng 8 ngày sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được kết quả trả về của cơ quan thuế (mẫu 09-MST).

• Kết quả sẽ thông báo về tình trạng kê khai, đóng thuế của doanh nghiệp. Lúc này doanh nghiệp của bạn cần bổ sung kê khai cần thiết và hoàn thành mọi nghĩa vụ đóng thuế.

Bước 3. Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ công ty

Bước tiếp theo cực kỳ quan trọng khi đó là chuyển đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Bộ hồ sơ bao gồm:

• Biên bản họp về việc chuyển trụ sở

• Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty

• Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh, thông tin đăng ký thuế

• Các giấy tờ về địa điểm kinh doanh mới chứng minh các điều kiện sử dụng (hợp đồng mua/thuê)

• Mẫu 09-MST do cơ quan thuế trả về trước đó

• Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh cũ

• Giấy ủy quyền người đi nộp hồ

​Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn đến phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch & Đầu tư quận, huyện nơi bạn đăng ký ban đầu để được chỉnh sửa thông tin. 

Bước 4. Đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế tại nơi chuyển đến (nếu khác tỉnh/thành phố)

Trong thời gian 10 ngày từ khi được cấp đổi giấy phép kinh doanh dựa trên địa điểm mới, doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế tại địa phương mới để đăng ký lại. Hồ sơ gồm:

- Tờ khai 09-MST

- Bản sao chứng thực giấy đăng ký kinh doanh mới.

Bước này chỉ dành cho doanh nghiệp chuyển văn phòng công ty giữa các tỉnh thành phố. Nếu chỉ thực hiện chuyển trụ sở trong nội bộ quận, huyện của tỉnh thành phố thì có thể bỏ qua.

Bước 5. Xin cấp đổi lại con dấu

Thông thường con dấu sẽ có thông tin địa chỉ doanh nghiệp. Vì thế khi chuyển văn phòng, địa chỉ này cũng thay đổi nên bạn cần tiến hành đăng ký đổi lại con dấu.

• Chuyển cùng quận, huyện: Có thể không cần khắc dấu

• Chuyển khác quận, huyện trong cùng 1 địa phương: nộp hồ sơ đến công an nơi cấp dấu cũ để thay đổi.

• Chuyển khác tỉnh, thành phố: Làm thủ tục trả dấu tại công an nơi đã cấp dấu cũ cho bạn, đồng thời nộp hồ sơ xin cấp dấu tại cơ quan công an địa phương mới. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

+ Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh mới đã đổi địa chỉ

+ Giấy tờ liên quan chứng nhận việc đăng ký mẫu dấu (cũ)

+ Giấy giới thiệu nhận con dấu

MỘT VÀI LƯU Ý KHÁC TRONG THỦ TỤC CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY

• Thủ tục hành chính chuyển văn phòng công ty khá phức tạp và cần nhiều loại giấy tờ, vì thế doanh nghiệp cần  chuẩn bị cẩn thận và đầy đủ, tránh trường hợp thiếu sót phải mất thời gian bổ sung, sửa đổi làm đình trệ hoạt động công ty.

• Khi chuyển văn phòng làm việc, cần đăng các bản tin thông báo sự thay đổi trên website, gửi văn bản, fax hoặc email cho các đối tác, khách hàng quan trọng, nêu cụ thể ngày bắt đầu hoạt động tại văn phòng mới

• Bên cạnh thủ tục hành chính cũng cần lưu ý một số thủ tục phong thủy khi chuyển văn phòng để mọi chuyện được suôn sẻ và gặp nhiều may mắn. Ví dụ: , , làm lễ nhập trạch, ...

Mong rằng bài viết đã cung cấp cho bạn đầy đủ những thông tin cần thiết. Chúc cơ quan của bạn hoàn thành thủ tục chuyển văn phòng công ty một cách thuận lợi, từ đó toàn thể lãnh đạo và nhân viên có thể an tâm bắt lại nhịp độ công việc, làm việc tốt hơn tại trụ sở mới!