Những điều cần chuẩn bị để chuyển văn phòng suôn sẻ

• Mỗi khi chuyển văn phòng làm việc, bạn sẽ có rất nhiều điều để lo lắng. Đó là về thủ tục với nơi cũ, tìm kiếm nơi mới, quá trình chuyển dọn,...

Trong bài viết này, sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các vấn đề cần giải quyết khi chuyển văn phòng. Điều này sẽ giúp cho việc chuyển dọn của bạn được diễn ra suôn sẻ hơn.

ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG MỚI

Trước mắt bạn cần xác định được nhu cầu thuê văn phòng mới của mình. Và khi tìm thuê nơi mới để chuyển văn phòng hãy xem xét các vấn đề sau đây:  

• Mục đích thuê văn phòng mới là gì: Để mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? kế hoạch kinh doanh của công ty trong hiện tại và tương lai có tác động đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng mới hay không?  

• Ngân sách của công ty để thuê văn phòng mới là bao nhiêu?

• Đặc điểm yêu cầu của nơi mới: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào sử dụng ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,...

• Thời gian: Thời gian chấm dứt hợp đồng với nơi cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, ngày tốt chuyển văn phòng làm việc,...

• Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá dịch vụ ở xung quanh,...

• Tìm hiểu kỹ một vài địa điểm, so sánh về giá và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.

• Khi đã thuê được nơi ưng ý, cần tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng tới.

• Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới

Bố trí chỗ ngồi trước cho nhân viên để dễ kiểm soát

ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG CŨ

• Chuẩn bị và các thiết bị, đồ dùng ít sử dụng từ khoảng 1 tuần trước ngày chuyển dọn. Phân công các nhân viên theo từng phòng ban. Nếu bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì có thể an tâm làm việc bình thường. Bởi mọi khâu tháo dở, đóng gói sẽ được nhân viên chuyển chọn thực hiện.

• Có thể thanh lý một số đồ đạc cũ không còn dùng tới để tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho công ty.

• Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet,...

THÔNG TIN VỀ VIỆC CHUYỂN TRỤ SỞ CÔNG TY

• Thực hiện các như khai báo thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,...

• Thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ, công văn, hợp đồng, trên website và bất kì thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty

• Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng đến khách hàng bằng email, điện thoại, website, fanpage,...

MỘT VÀI LƯU Ý KHÁC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY

Ngoài những việc cần làm trên, có những vấn đề bạn cũng hết sức lưu ý như:

- Chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hoặc một số người chịu trách nhiệm để giảm tải gánh nặng

- Cân đối ngân sách cho quá trình chuyển văn phòng công ty

- Tìm kiếm , uy tín và giá cả hợp lý

- Nếu bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, nên làm lễ nhập trạch văn phòng công ty để cầu mong sự thịnh vượng, kinh doanh suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió.

Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ giúp việc chuyển dọn trở nên nhẹ nhàng, nhanh chóng hơn

Hy vọng rằng với những gợi ý trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc chuyển văn phòng làm việc. Chúc công ty của bạn đại cát đại lợi khi chuyển tới văn phòng mới!