Những điều cần lưu ý khi thuê phòng hội thảo

Nhu cầu thuê phòng hội thảo ngày càng cao, đặc biệt là ở một số thành phố lớn như , thành phố và Đà Nẵng. Tham khảo bài viết để biết thêm những điều cần lưu ý khi thuê phòng hội thảo!

Địa điểm, diện tích và không gian phòng hội thảo

Địa điểm phòng hội thảo là yếu tố vô cùng quan trọng. Phòng hội thảo cần có địa chỉ rõ ràng, dễ tìm và có đánh dấu trên bản đồ googlemap. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm địa điểm cho khách tới dự. Phòng tổ chức sự kiện cũng cần có bãi đỗ xe máy, xe ô tô để tiện cho khách mời đến tham dự. Hiện nay các doanh nghiệp đa phần có xu hướng  lớn để tổ chức sự kiện.

về không gian, phòng hội thảo cần có không gian phù hợp với tính chất của sự kiện, tạo không khí hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực. Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy tổ chức sự kiện thành công.

Bạn cần lưu ý và cân nhắc lực chọn diện tích phòng hội thảo cho phù hợp với số khách mời, tuỳ từng tính chất của sự kiện mà thuê phòng có diện tích khác nhau nhưng diện tích trung bình có thể từ 1 m2 – 4 m2/ khách mời.

Kết cấu phòng hội thảo

Đây là lưu ý vô cùng quan trọng khi lựa chọn thuê phòng hội thảo. Với những hội thảo cần trang trọng bạn có thể lựa chọn phòng setup theo mô hình Hollow Square hoặc Boardroom để tạo không gian chuyên nghiệp, thuận tiện cho khách tham dự ghi chép và tương tác.

Với những hội thảo ít mang tính trang trọng hơn như các buổi training, đào tạo quy mô nhỏ, các buổi gặp gỡ có thể chọn thuê phòng họp thiết kế theo hình chữ U (U-Shape) hoặc mô hình lớp học (Classroom) để tạo sự thân mật giữa người tham dự.

Trang thiết bị phòng hội thảo

Phòng họp nên được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như đèn chiếu sáng, màn chiếu hoặc màn hình LED, thiết bị điều hòa và trang âm.

Trong đó, âm thanh và máy chiếu là 2 thiết bị cần phải đặc biệt quan tâm vì nó gần như sẽ được sử dụng trong toàn bộ thời gian diễn ra hội thảo.

Ngoài ra, bạn nên lựa chọn những đơn vị có dịch vụ trọn gói như: dịch vụ teabreak, ăn trưa, nơi nghỉ ngơi, cho thuê xe ô tô đưa đón, hoa tươi chúc mừng, trang trí sân khấu, in ấn, thi công backdrop, cung cấp nhân sự tổ chức sự kiện ( MC, lễ tân, PG, Ca sĩ….). Như thế, sự kiên của bạn sẽ chuyên nghiệp và tiết kiệm được thời gian, chi phí hơn nhiều so với việc thuê lẻ dịch vụ bên ngoài hay tự chuẩn bị.

Giá thuê phòng hội thảo

Một lưu ý nữa là giá thuê phòng hội thảo. Giá này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: địa điểm, chất lượng dịch vụ… Bạn nên tham khảo giá của 3- 4 đơn vị chuyên cho thuê phòng hội thảo để so sánh và lựa chọn.

Tuy nhiên bạn cần lưu ý là chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín. Không phải nhất thiết phải lựa chọn đơn vị với giá rẻ nhất, vì giá cả sẽ đi đôi với chất lượng dịch vụ.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều dịch vụ cho thuê phòng hội thảo với những diện tích khác nhau ở nhiều địa điểm, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn. Chúc bạn tìm thuê được phòng hội thảo như ý muốn!