9 lời khuyên hữu ích cho các công ty sắp chuyển văn phòng

Việc không lên kế hoạch chi tiết di chuyển văn phòng không chỉ làm chậm trễ hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty bạn, mà còn có thể khiến nhân viên bạn chuyển từ phấn khích sang chán nản rất nhanh. Dù công ty bạn đang tối ưu hiệu quả bằng cách tăng hay giảm quy mô, vào hay ra khỏi trung tâm thành phố, có rất nhiều chi tiết trong quá trình chuyển văn phòng mà công ty bạn phải bận tâm.

Thấu hiểu điều này.  - Saigon Express đút kết từ nhiều năm kinh nghiệm chuyển nhà văn phòng trọn gói ra những lời khuyên bổ ích cho việc lập kế hoạch dời văn phòng của công ty bạn

9 LỜI KHUYÊN CHO CÁC CÔNG TY SẮP CHUYỂN VĂN PHÒNG

1.LẬP KẾ HOẠCH SỚM CHO VIỆC CHUYỂN VĂN PHÒNG

Công ty bạn hãy lên chương trình chuyển văn phòng trước 4-6 tháng để dự liệu mọi chi tiết mà có thể khiến công ty bạn rơi vào tình trạng quá tải khi cận ngày chuyển văn phòng. Hãy phác thảo trước không gian và bố cục trong văn phòng mới, bao gồm cả vị trí các đồ nội thất và chỗ làm việc của nhân viên, sẽ giúp bạn tính toán được cần trang bị gì thêm trước khi văn phòng mới đi vào hoạt động, cũng sẽ giúp nhân viên công ty bạn chuẩn bị tốt hơn cho chỗ làm việc mới của họ.

2.LIÊN HỆ SỚM VỚI MỘT CÔNG TY CHUYỂN VĂN PHÒNG TRỌN GÓI

Bởi vì có quá nhiều thiết bị giá trị lớn, phức tạp và dễ hư hỏng, công ty bạn nên liên hệ sớm 1-3 tháng với một công ty vận chuyển văn phòng trọn gói uy tín để dự tính gói dịch vụ vận chuyển thích hợp. Hãy lựa chọn các công ty sẵn sàng khảo sát miễn phí hoặc báo giá qua website và tổng đài miễn phí như taxi tải Sài gòn Express, để được giải đáp miễn phí mọi lo lắng trong việc chuyển dọn văn phòng của công ty bạn

3.LÊN KẾ HOẠCH TRƯỚC TIÊN VỚI BỘ PHẬN IT

Việc duy trì sự liên tục của các giao dịch kinh doanh qua internet và điện thoại là vô cùng quan trọng, vì thế hãy dành cho bộ phận IT 2-3 tháng cho công việc đánh giá cơ sở hạ tầng tại văn phòng mới, xem xét các yêu cầu nâng cấp cần thiết, để có thể kết nối suôn sẻ với các thiết bị hiện có ở văn phòng bạn.

4.TẬN DỤNG DỊP CHUYỂN ĐỒ VĂN PHÒNG

Đừng để việc chuyển đồ văn phòng biến thành việc di chuyển hết mọi thứ từ chỗ này sang chỗ khác. Hãy lên kế hoạch bán các đồ nội thất cũ hoặc tài trợ  những thiết bị đó cho các hoạt động từ thiện. Công ty bạn có thể thu về món tiền lớn để tái đầu tư hoặc có được hình ảnh tốt trong mắt cộng đồng.

5.MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ MỚI

Công ty bạn nên dành 1-2 tháng cho việc trang bị máy móc và nội thất mới, để hệ thống tại văn phòng mới sẵn sàng cho việc ghép nối trơn tru với các thiết bị từ văn phòng hiện tại. Tuy nhiên hãy cân nhắc khi lắp đặt những thiết bị quá lớn, bởi có thể công ty bạn sẽ phải trả tiền vận chuyển chúng về rồi lại chuyển đi khi không sử dụng được.

6.CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ VĂN PHÒNG MỚI

Công ty bạn nên thông báo trước 1-2 tuần cho khách hàng về việc di chuyển văn phòng trên website, name card, thông cáo báo chí...Xin đừng quên liên hệ với Google để cập nhật thông tin trên trang “google my business” của công ty bạn, để đảm bảo khách hàng luôn tìm kiếm được chính xác công ty bạn.

7.CHỐT THỜI GIAN GIAO DỊCH Ở VĂN PHÒNG HIỆN TẠI

Công ty bạn nên đảm bảo thông tin đến khách hàng thời hạn chót cho các giao dịch tại văn phòng cũ, trước khi chuyển văn phòng ít nhất 3 ngày. Đừng để khách hàng có ấn tượng không tốt khi phải gặp gỡ nhân viên công ty bạn trong một văn phòng đang tháo dỡ hỗn độn.

8.CHUYỂN ĐỒ VĂN PHÒNG CHO TỪNG NHÂN VIÊN

Hãy yêu cầu nhân viên công ty bạn dán tên của họ lên hộp chứa thiết bị riêng của từng người, để công ty dịch vụ chuyển đồ văn phòng trọn gói dễ dàng lắp đặt đúng vị trí trên bản thiết kế của văn phòng mới.

9.Sử dụng hệ thống mã màu sắc (color-coding)

Trường hợp công ty bạn có nhiều bộ phận và lượng nhân viên lớn, Taxi tải Sài gòn Express đề xuất sử dụng hệ thống mã màu sắc (color-coding) để làm nhãn quản lý cho mọi thứ cho đến khi việc chuyển văn phòng hoàn tất.

Để biết thêm thông tin cung cấp dịch vụ dọn văn phòng. Quý khách vui lòng tham khảo thêm về nhất của taxi tải Sài gòn Express.

☆☆☆ Tham khảo thêm :