Những điều có thể bạn chưa biết về việc thuê văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo hiện đang là xu hướng được rất nhiều doanh nghiệp nhỏ và mới ưa chuộng nhằm tạo sự chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí thuê nơi làm việc hơn.

Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp mới bước vào thương trường kinh doanh thì bài toán chi phí cho việc vận hành, nhân sự luôn là một bài toán khó. Đặc biệt, trong thời buổi mà khách hàng càng khó tính và đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao thì việc tìm kiếm một văn phòng đại diện có hình thức bắt mắt để tạo ấn tượng tốt với họ thực sự là một việc cần thiết. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ vốn mạnh để có thể đầu tư cho “phần nhìn” của mình một cách thật kỹ lưỡng. Chính vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời để đáp ứng được phần nào nhu cầu và mong muốn của những doanh nghiệp này. Thực hư hình thức thuê văn phòng này là như thế nào? Tính hợp pháp của nó ra sao? Có nên thuê văn phòng ảo để làm việc hay không và kinh nghiệm khi thuê như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.

Văn phòng ảo là gì? Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo và tính hợp pháp tại Việt Nam

Hình thức sử dụng xuất hiện ở nước ta lần đầu vào năm 2006 và ngày càng trở nên phổ biến. Với hình thức này, các doanh nhân, nhân viên của công ty sẽ ngồi làm việc tại nhà hoặc một nơi nào đó và chỉ sử dụng văn phòng ảo này khi để gặp gỡ hoặc thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác. Nói một cách dễ hiểu thì hình thức này giống như bạn đang thuê một văn phòng đại diện ảo, có địa chỉ cố định và hình thức chuyên nghiệp để khách hàng và đối tác có thể dễ dàng tìm kiếm và tin tưởng chứ không được toàn quyền sử dụng văn phòng đó. Điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ và mới có thể tiết kiệm được một số tiền lớn cho chi phí thuê mướn văn phòng làm việc, nhất là khi chi phí cho thuê văn phòng tại các cao ốc, tòa nhà lớn ở những khu trung tâm thường có giá khá cao (ít khi thấp hơn 2000 usd/tháng). So với hình thức thuê văn phòng giá rẻ tại các địa điểm xa trung tâm hoặc ở các chung cư nhỏ, nhìn kém chuyên nghiệp thì hình thức này xét ở một mặt nào đó thì ổn hơn rất nhiều khi nó vừa giúp doanh nghiệp có một văn phòng đại diện “xịn”, ở vị trí đẹp mà chi phí lại không quá cao.

Hiện nay ở nước ta, pháp luật không có những quy định cụ thể hay điều luật nào cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm nơi đại diện hoặc làm trụ sở hoạt động. Điều này tạo điều kiện cho hình thức thuê này ngày càng mạnh và phổ biến hơn.

Những lợi ích khi thuê văn phòng ảo

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm một số tiền lớn so với việc thuê một văn phòng dài hạn, chuyên nghiệp.
• Được cung cấp thêm nhiều dịch vụ, trang thiết bị đi kèm như lễ tân, bảo vệ, máy điêu hòa, điện thoại, wifi,…giúp hỗ trợ làm việc tối đa.
• Nhiều văn phòng ảo nằm ở những vị trí đẹp, dễ tìm hay trong những tòa cao ốc lớn, sang trọng tạo hình thức bắt mắt và chuyên nghiệp.

Kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo

• Tìm hiểu về các thủ tục pháp lý kỹ lưỡng : Vì mang những lợi ích to lớn về chi phí nên dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại nước ta ngày càng phát triển mạnh. Tuy nhiên, vẫn chưa có một văn bản pháp lý hay quy định nào chính thức vầ hoạt động của những văn phòng kiểu này. Chính vì thế, việc tìm hiểu kỹ lưỡng những quy định về thủ tục pháp lý khi thuê là rất cần thiết, giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro, lừa đảo.
• Tìm địa điểm thích hợp: Vì văn phòng này là nơi đại diện và làm việc trực tiếp với khách hàng, đối tác nên bạn nên lựa chọn những địa điểm tương đối đẹp, dễ kiếm và có hình thức bắt mắt, chuyên nghiệp để tạo được ấn tượng tốt với họ.
• Những : Thông thường dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hiện nay còn cung cấp thêm cho người thuê những dịch vụ, tiện ích đi kèm để trông chuyên nghiệp hơn như lễ tân, thư kí, máy in, fax, máy lạnh, bảo vệ,..Bạn nên tìm hiểu kỹ về những dịch vụ đi kèm này thông qua quản lý của nơi mình thuê cũng như chi phí cho những điều này được tính như thế nào. Tất cả phải được thể hiện rõ ràng và chi tiết trong hợp đồng cho thuê để tránh việc chi phí bị đội lên khó kiểm soát sau khi thuê.

Tường An